Términos y Condiciones del Servicio

1. Partes y objeto

Estos términos regulan la prestación del servicio de software como servicio (SaaS) GestiónPH, operado por Jhon Alejandro Neira Pachón (NIT 1020833563-3) («GestiónPH»), a favor de la persona jurídica de propiedad horizontal o la sociedad administradora que lo contrata («el Cliente»).

El servicio consiste en el acceso, por internet, a una plataforma de administración de propiedad horizontal. El Cliente opera la plataforma con su propio personal; GestiónPH la suministra y la mantiene disponible.

2. Aceptación

Estos términos se aceptan al contratar cualquiera de los planes y se entienden vigentes durante toda la relación. La versión aplicable es la publicada en esta página al momento de la contratación.

3. Planes, precios y facturación

3.1 Planes y topes de uso

GestiónPH ofrece tres planes —Operación, Contable e Integral— que se diferencian por los módulos que habilitan. El plan contratado, su periodicidad y su valor constan en el documento de cobro que GestiónPH expide por cada periodo.

GestiónPH no está obligada a expedir factura de venta conforme al artículo 616-2 del Estatuto Tributario, por lo que expide una cuenta de cobro. El Cliente puede generar, cuando lo requiera para soportar el costo, el documento soporte previsto para adquisiciones a sujetos no obligados a facturar. Si GestiónPH adquiere esa obligación, lo informará y pasará a expedir factura electrónica de venta.

El tope de uso de cada plan es el número de unidades del conjunto. Las tarifas se escalonan en cuatro franjas (hasta 60; de 61 a 150; de 151 a 300; más de 300 unidades), publicadas en la lista de precios. La franja se determina al inicio de cada periodo facturado, contando las unidades registradas, y permanece fija durante ese periodo: si el conjunto cambia de tamaño a mitad de periodo, el ajuste aplica desde el siguiente. No se cobran excedentes ni consumos adicionales por almacenamiento, usuarios, correos o transacciones.

3.2 Facturación y pago

La facturación es anticipada: el pago se realiza al inicio de cada periodo, por el medio pactado. La mora superior a 30 días da lugar a la suspensión del acceso de escritura, previo aviso con 7 días de anticipación; la mora superior a 60 días faculta a GestiónPH para terminar el contrato. En ambos casos se conserva el acceso de lectura y la posibilidad de exportar la información, conforme al numeral 6.5.

3.3 Cambios de tarifa

Cualquier modificación de tarifas se comunica con 60 días de anticipación y da derecho al Cliente a terminar el contrato sin penalidad alguna antes de que entre en vigor.

3.4 Tratamiento del impuesto sobre las ventas

La suscripción a la plataforma constituye un servicio de computación en la nube y está excluida del impuesto sobre las ventas conforme al artículo 476, numeral 21, del Estatuto Tributario. Los precios publicados son, por tanto, valores finales: no se les adiciona IVA.

Los servicios de implementación —configuración inicial, carga del padrón de unidades y de saldos iniciales, y capacitación— son un servicio distinto de la suscripción, se contratan y facturan por separado, y nunca se facturan dentro de un plan.

A diferencia de la suscripción, la implementación sí es un servicio gravado al 19%. Sin embargo, el Prestador es a la fecha no responsable de IVA, por lo que no liquida ni cobra ese impuesto. Si adquiere esa calidad lo informará y comenzará a facturarlo, sin que cambie el tratamiento de la suscripción.

4. Derecho de retracto

Cuando aplique conforme al artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, el Cliente podrá retractarse dentro de los 5 días hábiles siguientes a la contratación, con reembolso de lo pagado.

5. Datos personales

El Cliente es el Responsable del tratamiento de los datos personales que ingresan a la plataforma; GestiónPH actúa como Encargado. La relación se rige por un contrato de encargo suscrito conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Corresponde al Cliente contar con la autorización de los titulares y cumplir sus obligaciones propias, incluida la inscripción de sus bases en el Registro Nacional de Bases de Datos. El detalle está en la Política de Tratamiento de Datos.

6. Nivel de servicio y soporte

6.1 Disponibilidad. GestiónPH trabaja con un objetivo de disponibilidad del 99,0% mensual por aplicación. Es un objetivo de servicio, no una garantía con compensación económica, y se declara así antes que anunciar una garantía que la infraestructura no respalde. Solo se excluyen los mantenimientos programados avisados con 48 horas, la fuerza mayor y los problemas de conectividad del Cliente: las fallas de nuestros proveedores de infraestructura cuentan como indisponibilidad nuestra. Si el objetivo se incumple dos meses consecutivos, el Cliente puede terminar sin penalidad y con devolución proporcional del periodo no consumido.

6.2 Soporte. Canal de atención en días hábiles de 8:00 a 18:00 (hora de Colombia), con respuesta dentro de 24 horas para incidencias críticas y 48 horas para el resto.

6.3 Confidencialidad. La información del Cliente es confidencial y no se comparte con terceros salvo los subencargados de infraestructura relacionados en el contrato de encargo.

6.4 Incidentes de seguridad. GestiónPH notificará al Cliente dentro de las 48 horas siguientes a la detección de cualquier incidente que afecte sus datos.

6.5 Exportación de la información. El Cliente puede exportar su información en formatos abiertos en cualquier momento durante la vigencia, y durante los 30 días siguientes a la terminación. Este derecho se conserva incluso con el servicio suspendido por mora.

7. Obligaciones del Cliente

Usar la plataforma conforme a la ley y a estos términos, mantener la confidencialidad de las credenciales de su personal, garantizar la veracidad de la información que carga y cumplir las obligaciones propias descritas en el anexo de responsabilidades.

8. Limitación de responsabilidad

La responsabilidad de GestiónPH se limita al valor de los doce meses de servicio anteriores al hecho que la origine. GestiónPH no responde por decisiones administrativas, contables o tributarias que el Cliente adopte con base en la información que él mismo registra.

9. Ausencia de cláusulas abusivas

Ninguna disposición de estos términos limita los derechos irrenunciables que la Ley 1480 de 2011 reconoce al consumidor. Toda cláusula que resultare abusiva se tendrá por no escrita.

10. Modificación de estos términos

Los cambios se comunican con 30 días de anticipación. Si el Cliente no los acepta, puede terminar el contrato sin penalidad antes de su entrada en vigor.

11. Terminación

11.1 El Cliente puede terminar en cualquier momento con 30 días de preaviso, sin penalidad.

11.2 GestiónPH puede terminar por incumplimiento no subsanado dentro de los 15 días siguientes al requerimiento, por mora superior a 60 días o por uso indebido de la plataforma.

11.3 La terminación surte efecto al final del periodo ya facturado. La información se conserva y permanece exportable durante los 30 días siguientes.

12. Ley aplicable y solución de conflictos

Estos términos se rigen por la ley colombiana. Las diferencias se abordarán primero mediante arreglo directo durante 30 días y, de no lograrse, mediante conciliación ante centro autorizado. Agotada esa etapa, serán competentes los jueces del domicilio del Cliente. La Superintendencia de Industria y Comercio es la autoridad competente en materia de protección al consumidor y de datos personales.

13. Contacto

Asuntos comerciales y de servicio: contacto@gestionph.co
Asuntos de datos personales: datos@gestionph.co